Dokumenty

SharePoint 2010
SharePoint wersja 2010 jeszcze lepiej integruje się z aplikacjami Office, od MS Word, aż po MS Project, oferuje nowe funkcje i jest bardziej intuicyjna dla użytkownika. Technologia Microsoft SharePoint, stanowi jądro pakietu Microsoft Office 2010. Jest to zestaw produktów i usług, dzięki którym organizowanie, udostępnianie i wyszukiwanie informacji, należące do codziennych zadań pracowników, będzie przebiegało gładko i bezproblemowo. Wybór funkcji programu SharePoint 2010 ułatwia firmie szybsze reagowanie na zmieniające się potrzeby biznesowe. Program SharePoint 2010 pozwolą pracownikom dzielić się wiedzą i pomysłami, tworzyć odpowiadające specyficznym potrzebom niestandardowe rozwiązania i odnajdywać odpowiednie dane biznesowe w celu podejmowania trafniejszych decyzji. W zakresie IT program SharePoint 2010 przyczynia się do obniżenia wydatków na szkolenia i konserwację systemu.

Alerty witryny SharePoint 2010
W witrynie SharePoint możemy skonfigurować powiadomienia (alerty) dotyczące dokumentów i działań, aby otrzymywać powiadomienia, gdy nowe elementy zostaną dodane, zmodyfikowane, usunięte lub przedyskutowane. Mamy możliwość określić częstotliwość wysyłania alertów oraz raportów podsumowujących zmiany w bibliotece dokumentów. Jest to szczególnie przydatne, na przykład gdy pracujemy nad pilnym materiałem i musimy dokonywać wszystkich zmian przed upływem określonego terminu. Zamiast sprawdzać codziennie w witrynie, czy członek zespołu załadował swoją część dokumentu, możemy przypisać alert do biblioteki, aby automatycznie dostać powiadomienie pocztą elektroniczną, gdy zostanie do niej dodany plik. Wówczas nie musimy się martwić o naglący termin, gdyż SharePoint i Outlook zatroszczą się o to, abyśmy się nie spóźnili.

SharePoint integracja z Office 2010
W pakiecie Office 2010 dostępna jest usługa SharePoint Server, bazująca na serwerach Windows.NET Server i SQL Server, co miedzy innymi pozwala korzystać z zalet kompleksowej obsługi standardu XML. Dzięki temu nad projektami mogą pracować pracownicy jednego działu lub osoby rozrzucone po całym świecie. Technologia SharePoint pozwala dostarczać materiały do witryny, ściągać je i komentować, tworzyć obszary robocze dokumentów i spotkań oraz komunikować się z pozostałymi członkami zespołu z dowolnego miejsca, w którym mają dostęp do sieci WWW.

SQL Express
Poza edycjami czysto komercyjnymi Microsoft udostępnia również edycje darmowe do dowolnego zastosowania (w tym komercyjnego). Edycje te mają różnorodne ograniczenia i tak np. do wersji 2000 (8.0) włącznie nie były m.in. udostępniane graficzne narzędzia do zarządzania bazami danych oraz były ograniczenia co do możliwej ilości połączeń do bazy. Począwszy od wersji 2005 (9.0) można pobrać wersję z graficznymi narzędziami i nie ma już limitu połączeń. Narzędzia posiadają jednak ograniczone możliwości w stosunku do pełnej wersji, a nawet jedna z istotnych usług dostępnych wcześniej w darmowych wersjach, nie jest już dostępna. Nie można już przez to wykonywać zautomatyzowanych zadań np. archiwizacji baz danych o zadanej godzinie. Dodatkowo ograniczona została również wydajność samego serwera SQL (ograniczono wykorzystywaną pamięć RAM). Program Studio Dokumenty DMS.net może wykorzystywać jako platformę bazodanową SQL server w wersji express, ale użytkownik winien pamiętać o ograniczeniach wydajnościowych bezpłatnej wersji serwera bazodanowego.

Archiwizacja
Dokumenty oraz bazę danych wykorzystywaną przez system można kopiować na standardowe nośniki danych np. zewnętrzne dyski twarde, płyty CD-R, DVD-R lub oddzielny serwer FTP – możemy w ten sposób zabezpieczyć archiwum elektroniczne dokumentów nie tylko do danych znajdujących się fizycznie na serwerze.

Bezpieczeństwo dokumentów
Bezpieczeństwo jest ważne w każdym typie programu rozproszonego. Różne typy aplikacji wymagają różnych poziomów zabezpieczeń. System uwierzytelnienia jest bardzo trudnym i skomplikowanym procesem, dlatego nasza firma wykorzystuje sprawdzone metody jakie oferuje środowisko Microsoft Windows – standardowe uwierzytelnianie.

Historia pracy z dokumentami
Użytkowniy korzystając z systemu muszą się zalogować, każdy zalogowany użytkownik posiada swój unikalny identyfikatora (nazwę logowania) za pomocą której sygnowane są wszystkie istotne zdarzenia. Ponadto każdy istotne działanie rejestrowane jest w dzienniku zdarzeń, w któym zapisywane jest KTO i KIEDY wykonywał daną operację, np. przeglądał rejestr dokumentów, wyświetlał i pobierał czy umieszczał dokumenty/

Integracja z innymi systemami
System DMS można zintegrować z dowolnym systemem reejstracji dokumentów, w tym systemów sprzedażowych, księgowych. Szczególnie łatwo dokonać wdrożenia systemu i integracji z programami działającymi korzystającymi z baz MS SQL server. Inetrgacja w takim wypadku może polegać na funkcji czytania dokumentów rejestrowanych w tych systamach oraz na funkcji odczytu danych z bazy i generowaniu odpowiednich dokumentów PDF, które przechowywane są w repozytorium systemu DMS.

Klasyfikacja dokumentów
Rejestrowanie dokumentów w systemie może odbywać się zgodnie z przyjętymi w przedsiębiorstwie zasadami obowiązującymi w zakresie sposóbu kodowania i znakowania dokumentacji. Zarejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym schemacie numeracyjnym powoduje utworzenie unikalnego symbolu. Klasyfikacja dokumentu wynika z kategorii do jakiej został dokument przypisany, co skutkować może określeniem odpowiednich priorytetów oraz informacją dotyczącą praw dostępu czy terminów przechowywania w archiwum..

Zastosowanie systemu DMS.net
Program Studio Dokumenty (system DMS) posiada zestaw funkcji pozwalających realizować wiele działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich porządkowanie, klasyfikację, zarządzanie wersjami dokumentów aż do zarządzania obiegami dokumentów i ich archiwizacji. Dokumenty przechowywane w systemie DMS są organizowane w strukturę drzewiastą – foldery plików. Rozwiązanie to umożliwia wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, działu firmy, prowadzonej sprawy. Zarejestrowany w programie dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu, pozwalające na jego indentyfikację, odszukanie oraz powiązanie ze sprawami czy innymi dokumentami. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez administratora systemu. Dokumenty mogą być ze sobą powiązane za pomocą odpowiednich oznaczeń tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane.

Rejestracja dokumentów
Program DMS przeznaczony jest do gromadzenia, udostępniania i wyszukiwania dowolnego rodzaju dokumentów wewnętrznych firmy lub też przychodzących z zewnątrz w postaci plików elektrnicznych w dowolnym formacie. System DMS zawiera możliwość precyzyjnego wyszukiwania dokumentów według dowolnych zdefiniowanych kryteriów przeszukwiania bazy danych – za pomocą funkcji filtrowania. Dokumenty mogą być zapisywane w systemie DMS z dysku na zasadzie wskaż plik, skanowane za pomocą skanera dokumentów, który automatycznie zapisuje dokument w postiaci wskaznego formatu np. PDF, pojawiać się w systemie z poczty elektronicznej.

Klasyfikacja i kategorie dokumentów
Program archiwizacji dokumentów umożliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o taką klasyfikację. Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany. W ten sposób w bazie danych dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji.

Zarządzanie zeskanowanymi dokumentami
System Archiwizacji Dokumentów pozwala w wygodny sposób gromadzić dokumenty w centralnym repozytorium. Dzięki wykorzystaniu interfejsu przeglądarki internetowej zapewniony jest łatwy dostęp oraz intuicyjna obsługa. Mechanizmy automatycznego przesyłania dokumentów zeskanowanych z urządzenia ułatwia pracę np. przez serwer FTP. Dzięki integracji można łatwo włączyć zarządzanie dokumentami i wyszukiwanie do procesów zarządzania i pracy grupowej. Otwarta architektura umożliwia tworzenie i rozbudowywanie repozytoriów oraz skuteczne dostosowywanie ich do zaawansowanych potrzeb poprzez tworzenie dedykowanych modułów.

Ewidencja dokumentów w systemie archiwizacji
Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu. Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.

System archiwizowania dokumentów
W zakresie zarządzania dokumentami zasługuje wzrost popularności narzędzi OCR (Optical Character Recognition) przetwarzających dokumenty z formy papierowej (graficznej) w formę tekstową dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszelkiego rodzaju komputerowych bazach danych.

SoftwareStudio Sp. z o.o.