Zapytania ofertowe umożliwiają wysłanie zapytań ofertowych o wypożyczenie bądź zakup narzędzi do dostawców skojarzonych z wybranymi kartotekami asortymentowymi. W rejestrze zapytań ofertowych aktywne są funkcje: edycji, podglądu oraz wydruku.
Dopisanie nowego zapytania ofertowego jest możliwe przez wybór menu z górnego paska Magazyn/Przyjęcia do magazynu, a w pulpicie nawigacyjnym menu Nowe zapytanie OF. Po wybranie menu pojawia się okno dopisania nowego dokumentu.
Numer referencyjny dokumentu zostaje nadany automatycznie i jest wyświetlony w pasku zadań. W polu RODZAJ z listy rozwijanej należy wybrać czy dopisywane zapytanie dotyczy zakupu czy wypożyczenia narzędzi. W polu TERMIN należy podać przypuszczalny termin zakupu narzędzi. Pola ODPOWIEDZIALNY i UWAGI nie są obsługiwane przez skorowidze, przeznaczone są do zapisania dodatkowych informacji dotyczących dokumentu. Pozycja dokumentu OF dopisywana jest przez użycie przycisku NOWA POZYCJA DOKUMENTU.
Dane pozycji rejestrowane są w polach okna DOPISANIA POZYCJI DOKUMENTU.
W polu TYP wybieramy typ narzędzia.
W polu ASORTYMENT zapisywany jest rodzaj narzędzia. Przez użycie przycisku wyświetlona zostaje kartoteka narzędzi odfiltrowana wg wybranego typu podanego w pierwszym polu. W pozycji dokumentu zostaje zapisana kartoteka zaznaczona na liście (przez kliknięcie). Wybór narzędzia usprawnia funkcja filtrowania. Po wpisaniu w polu ciągu znaków, które zawiera indeks lub nazwa asortymentu, lista kartotek zostaje zawężona do pozycji spełniających warunek wyszukiwania.
W przypadku zapytania ofertowego dotyczącego wypożyczenia w formatce dopisania pozycji pojawiają się pola dotyczące okresu wypożyczenia. We wspomnianych polach należy wybrać z kalendarza, który pojawi się po uruchomieniu listy rozwijanej daty od kiedy do kiedy chcemy wypożyczyć wybrane narzędzie.
Pola z zakresem dat nie pojawiają się w zapytaniu ofertowym dotyczącym zakupu narzędzi.
W polu ILOŚĆ podajemy ilość narzędzi które chcemy kupić lub wypożyczyć.
Pozycja dopisywana jest przez użycie polecenia DODAJ. Dopisana pozycja zostaje wyświetlona w oknie dopisania pozycji.
Program blokuje dopisanie pozycji z zapisana ilością 0.
Zapisanie pozycji w dokumencie wymaga zamknięcia okna dopisania przez użycie polecenia ZAKOŃCZ– przycisk X.
Dopisane pozycje zostają wyświetlone w dokumencie OF.
Zapisanie dokumentu wykonywane jest przez użycie polecenia ZAPISZ.
W programie dokument OF może zostać również zapisany ze statusem w buforze. Dokument taki zapisywany jest przez porzucenie zapisu dokumentu OF – przejście do innej pozycji menu, bez potwierdzenia polecenia ZAPISZ oraz rezygnacji, a więc użycia polecenia ANULUJ.
Dla dokumentów w trakcie realizacji w polu NR OF wyświetlany jest numer referencyjny. Właściwy numer dokumentu zostaje zapisany po zatwierdzeniu dokumentu.