Archiwizacja i skanowanie dokumentów

ELEKTRONICZNA ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW to proces wykonywania kopii danych (skanowanie) w celu zabezpieczenia ich przed utratą wskutek wystąpienia takich zdarzeń losowych jak powódź, pożar, włamanie, awaria sprzętu lub oprogramowania, czy skasowanie ich przez użytkownika. Elektroniczna archiwizacja kopii dokumentów papeirowych rozszerza te definicje o zabezpieczanie kopii oraz umożliwianie szybkiego do nich dostępu poprzez funkcje wyszukiwania. Aby przenieść zawartość dokumentów papierowych do komputera należy skorzystać z dedykowanego rozwiązania pozwalającego na skanowanie dokumentów i zapisu ich treści do pliku np. PDF.

W celu zeskanowania dokumentów do komputera trzeba najpierw zgromadzić te dokumenty, które będą poddawane procesowi skanowania. Jeżeli skaner jest wyposażony w automatyczny podajnik dokumentów, można załadować wiele stron jednocześnie do podanika. Przy pierwszym skanowaniu program wykryć powinien podajnik dokumentów oraz zawartość. Szczegółowe informacje na temat automatycznego podajnika dokumentów (i informacja, czy jest on dostępny w danym skanerze) znajduje się w dokumentacji dostarczonej ze skanerem.
Program Archiwizacja
skanowanie dokumentów

SYSTEM ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI

System zarządzania dokumentami jest to narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach w procesie archiwizacji. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów skanowanych jak i dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływające z otoczenia także w postaci załączników czy maili.

Skanowania przy pomocy programu Microsoft Office Document Imaging
Za pomocą składnika skanowania programu Microsoft Office Document Imaging można skanować wiele stron (również przy użyciu automatycznego podajnika dokumentów (ADF: Podajnik dołączony do niektórych skanerów, który umożliwia automatyczne skanowanie wielu stron.)), porządkować je na ekranie w formie plików jedno- lub wielostronicowych i zapisywać je jako pliki TIFF (Tagged Image File Format) (Tagged Image File Format (TIFF): Oparty na tagach format graficzny o wysokiej rozdzielczości. Format TIFF jest powszechnie używany do wymiany grafiki cyfrowej.) lub MDI (Microsoft Document Imaging Format) (format programu Microsoft Document Imaging (MDI): Format graficzny wysokiej rozdzielczości, oparty na tagach i formacie TIFF (Tagged Image File Format), używany w grafice cyfrowej.). Dzięki temu można na przykład wreszcie pozbyć się stosu dokumentów papierowych i uporządkować biurko. W programie Microsoft Office Document Imaging jest również dostępna funkcja optycznego rozpoznawania znaków (OCR) (OCR: Funkcja tłumacząca obrazy tekstu, na przykład zeskanowane dokumenty, na rzeczywiste znaki tekstowe; nazywana również rozpoznawaniem tekstu.) w zeskanowanych dokumentach. Umożliwia to przetwarzanie tekstu w tych dokumentach. Na przykład można skopiować taki tekst do dokumentu programu Word lub wiadomości e-mail.

Program Archiwizacja
skanowanie dokumentów

SKANOWANIE DWUSTRONNE

Skaner wyposażony w automatyczny podajnik dokumentów i skanowany oryginał jest dwustronny, zaznacz pole wyboru Oryginał jest dwustronny, aby skanować zarówno wierzchy, jak i tyły stron. Umieść kartki w podajniku, tak aby najpierw skanowane były wierzchy stron. Po każdym skanowaniu zostanie wyświetlone okno dialogowe Microsoft Office Document Scanning, umożliwiając obrócenie stron i skanowanie ich tylnych płaszczyzn. Po zakończeniu skanowania program Document Imaging automatycznie posortuje strony w odpowiednim porządku. Aby skanować strony ręcznie, zaznacz pole wyboru Monituj o dodatkowe strony. Program Office Document Imaging zatrzyma się po zeskanowaniu każdej strony, umożliwiając umieszczenie na płycie skanera następnej strony.

Program Archiwizacja
skanowanie dokumentów

OCR – ROZPOZNAWANIE ZNAKÓW I TREŚCI DOKUMENTU
 Domyślnie podczas procesu archiwizacji dokumentów i skanowania w dokumencie jest wykonywane optyczne rozpoznawanie znaków (Optical Character Recognition, OCR). Chociaż wydłuża ono proces skanowania, ma następujące zalety: Po otwarciu zeskanowanego dokumentu w programie Microsoft Office Document Imaging można wyszukiwać w nim tekst, kopiować go do innego dokumentu lub programu i wysyłać do programu Microsoft Word, bez konieczności przeprowadzania rozpoznawania ręcznie. Skanowane pliki mogą być zapisywane pod nazwą automatyczną składającą się z dwóch pierwszych słów na stronie. Aby wyłączyć technologię OCR podczas skanowania (można przeprowadzić optyczne rozpoznawanie znaków ręcznie po zeskanowaniu dokumentu w programie Document Imaging), Na karcie Przetwarzanie w oknie dialogowym Opcje ustawienia wstępnego wyczyść pole wyboru Użyj OCR do rozpoznawania tekstu skanowanego obrazu.   
Program Archiwizacja
skanowanie dokumentów
Program Archiwizacja
skanowanie dokumentów



SoftwareStudio Sp. z o.o.