Dokumenty wypożyczeń narzędzi

Proces wypożyczania narzędzi jest ważnym elementem efektywnego zarządzania gospodarką narzędziową w zakładzie przemysłowym, a odpowiednie dokumenty i procedury zapewniają przejrzystość i kontrolę nad tym procesem. Dzięki nim, pracownicy mają dostęp do niezbędnych narzędzi, co wpływa pozytywnie na produkcję i efektywność pracy.

Czy warto prowadzić ewidencję wypożyczeń narzędzi?

Prowadzenie ewidencji narzędzi to klucz do efektywnego zarządzania zasobami firmy. Dzięki niej zyskujesz pełną kontrolę nad sprzętem i jego dostępnością.

Zapobiega to również zagubieniom oraz ułatwia planowanie przyszłych zakupów.

Ewidencja wypożyczeń narzędzi znacząco ułatwia codzienną pracę. Wiesz dokładnie, kto aktualnie posiada dany sprzęt i gdzie się on znajduje. Szybko sprawdzisz historię wypożyczeń, co przydaje się w przypadku awarii lub uszkodzeń. Ponadto, systematyczne prowadzenie rejestru pozwala na efektywne wykorzystanie posiadanych narzędzi. Unikasz dzięki temu niepotrzebnych dublowanych zakupów.

Wprowadzenie cyfrowej ewidencji narzędzi przynosi wiele korzyści. Automatyzacja procesu pozwala oszczędzić czas, który wcześniej poświęcałeś na ręczne notatki. Ograniczasz także ryzyko błędów ludzkich, co zwiększa dokładność danych. Dostęp do aktualnych informacji o stanie magazynowym masz z dowolnego miejsca. To pozwala podejmować lepsze decyzje biznesowe.

Skuteczna ewidencja wypożyczeń narzędzi wpływa pozytywnie na finanse firmy. Zmniejszasz straty wynikające z zagubienia lub kradzieży sprzętu. Lepiej planujesz przeglądy i konserwacje, co wydłuża żywotność narzędzi. Dokładne dane o użyciu pomagają optymalizować wykorzystanie zasobów. W efekcie, ewidencja narzędzi przyczynia się do zwiększenia rentowności przedsiębiorstwa.

Narzędzia znajdujące się w narzędziowni wydajemy pracownikom lub kontrahentom za pomocą formularza (dokumentu) wypożyczeń.

Po założeniu kartotek narzędzi oraz wprowadzeniu ich na stan magazynu narzędziowni można przystąpić do normalnej eksploatacji systemu w zakresie rejestracji dokumentów wypożyczeń (wydań dla pracowników lub kontrahentów) i zwrotów (przyjęć od pracowników lub kontrahentów).

Proces wypożyczania narzędzi jest istotnym elementem gospodarki narzędziowej w zakładach przemysłowych. Umożliwia pracownikom dostęp do niezbędnych narzędzi, co wpływa na efektywność pracy. Warto zrozumieć, jakie dokumenty są związane z tym procesem.

Pierwszym dokumentem jest wniosek o wypożyczenie narzędzi. Pracownik, który potrzebuje konkretne narzędzie, składa taki wniosek do odpowiedniego działu. Wniosek ten zawiera informacje o rodzaju narzędzia, jego numerze katalogowym oraz przewidywanym okresie wypożyczenia.

Kolejnym etapem jest zatwierdzenie wniosku. Odpowiednia osoba w zakładzie przemysłowym dokonuje oceny wniosku i podejmuje decyzję o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wypożyczenia. W przypadku zatwierdzenia, przekazywane są dalsze instrukcje dotyczące odbioru narzędzia.

Po odbiorze narzędzia, pracownik zobowiązany jest do podpisania umowy wypożyczenia. Umowa ta zawiera kluczowe informacje, takie jak stan narzędzia przed wypożyczeniem, termin zwrotu oraz warunki korzystania.

W trakcie korzystania z narzędzia, pracownik ponosi odpowiedzialność za jego stan i bezpieczne użytkowanie. Po zakończeniu okresu wypożyczenia, narzędzie powinno być zwrócone w stanie nie gorszym niż przed wypożyczeniem.

Menu główne programu pozwala bezpośrednio wyświetlić formularz wypożyczenia.

Z menu w górnej części ekranu należy wybrać w sekcji NARZĘDZIOWNIA pozycję WYPOŻYCZENIA, w pulpicie nawigacyjnym należy wybrać menu DOKUMENTY WYPOŻYCZEŃ – wyświetlony zostanie rejestr dokumentów wypożyczeń. Dokumenty grupowane są wg numeru dokumentu. W rejestrze wypożyczeń dostępne są funkcje:

• dopisania;
• edycji;
• dopisania uwag;
•  podglądu;
• wydruku.

DOPISANIE NOWEGO DOKUMENTU WYPOŻYCZEŃ

Tworzenie nowego dokumentu wypożyczenia

Użytkownik uruchamia dopisanie nowego dokumentu Wypożyczenia (NW) na trzy sposoby. Najpierw może potwierdzić polecenie DOPISZ. Następnie może wybrać opcję z menu pulpitu nawigacyjnego NOWE WYPOZYCZENIE. System wyświetla formularz dopisania dokumentu, a numer referencyjny zostaje nadany automatycznie. Dodatkowo numer pojawia się w pasku zadań.

Wybór pracownika i uzupełnienie danych

W polu PRACOWNIK użytkownik klika przycisk listy rozwijanej i wyświetla kartotekę pracowników. System oferuje funkcję filtrowania, która usprawnia wybór. Po wpisaniu ciągu znaków z nazwy pracownika lista automatycznie zawęża się do pozycji spełniających warunek. Pola NUMER DOWODU, ODPOWIEDZIALNY i UWAGI służą do zapisania dodatkowych informacji. Ponadto pola te nie obsługują skorowidzów.

Dodawanie pozycji dokumentu

Użytkownik dodaje pozycję dokumentu NW przez naciśnięcie przycisku NOWA POZYCJA DOKUMENTU. System rejestruje dane pozycji w polach okna DOPISANIA POZYCJI DOKUMENTU. W polu ASORTYMENT zapisuje się rodzaj narzędzia. Następnie przycisk wyświetla kartotekę narzędzi wraz z miejscami adresowymi i aktualnymi stanami. W polu ILOŚĆ użytkownik wpisuje liczbę narzędzi do wydania. System dodaje pozycję przez polecenie DODAJ i blokuje dopisanie pozycji z ilością 0.

Zapis dokumentu i nadawanie numerów

Program pozwala zapisać dokument NW ze statusem w buforze. Dokument zapisuje się automatycznie po porzuceniu zapisu – przejściu do innej pozycji menu bez potwierdzenia ZAPISZ lub użycia ANULUJ. Dla dokumentów w trakcie realizacji system wyświetla numer referencyjny w polu NR NW. Właściwy numer dokumentu zostaje zapisany dopiero po zatwierdzeniu całego dokumentu.

EDYCJA DOKUMENTU W BUFORZE

Uruchamianie trybu edycji

Użytkownik wykonuje modyfikacje dokumentu i zapisuje go w trybie edycji. System uruchamia ten tryb przez polecenie EDYCJA. Edycja działa wyłącznie dla dokumentów ze statusem w buforze. Przed rozpoczęciem edytowania należy zaznaczyć dowolną pozycję dokumentu przez kliknięcie.

Możliwości w trybie edycji

W trybie edycji użytkownik może dopisać nowe pozycje do dokumentu. Ponadto system pozwala usunąć już zapisane pozycje. Usunięcie wymaga wcześniejszego zaznaczenia pozycji. Następnie użytkownik usuwa pozycję dokumentu klawiszem Delete.

Zatwierdzanie i anulowanie zmian

System zatwierdza dokument w trybie edycji przez polecenie ZAPISZ. Dodatkowo użytkownik może wycofać się z wprowadzonych zmian. W tym celu stosuje polecenie ANULUJ, które przywraca poprzedni stan dokumentu.