Z menu w górnej części ekranu należy wybrać w sekcji KARTOTEKI pozycję MAGAZYNOWE. W pulpicie nawigacyjnym zostaną wyświetlone rejestry narzędzi, które można przeglądać odfiltrowane według poszczególnych kategorii. Pozycja Wszystkie-tabela daje dostęp do wszystkich kartotek asortymentowych. W rejestrach aktywne są funkcje: dopisania, edycji, podglądu kartoteki, dopisania parametrów badań, przeglądania historii obrotów magazynowych.
W zakładce Dane Ewidencyjne należy z listy rozwijanej wybrać typ kartoteki, grupę, podać indeks, rodzaj narzędzia również wybieramy z listy rozwijanej. Następnie należy podać numer katalogowy, kod kreskowy, nazwę, dowolny opis oraz kod PN. W kolejnym kroku z list rozwijanych wybieramy informacje dotyczące jednostki, sposobu numeracji (chodzi o nr seryjny narzędzia), magazynu, na który dopisywana jest kartoteka, dostawcy, wydziału oraz producenta.
W zakładce Dane uzupełniające należy wybrać z listy rozwijanej domyślne miejsce składowania, konto MPK (miejsca powstawania kosztów) oraz cechy narzędzia. W kolejnych polach należy wpisać cenę zakupu, cenę ewidencyjną, czas amortyzacji w miesiącach oraz czas gwarancji również podany w miesiącach.
W zakładce Parametry jest możliwość wpisania wymiarów narzędzia, a więc jego szerokości, długości oraz wysokości, wagi netto oraz brutto, podania zawartości w opakowaniu zbiorczym (w kartonie, na palecie), oraz wymaganego zapasu minimalnego i maksymalnego oraz zapasu optymalnego.
Zakładkę Parametry techniczne wypełniamy podczas edycji kartoteki. Informacje, które się pojawią w tej zakładce uzależnione są od wyboru grupy towarowej.
Zakładkę Dostawcy również wypełniamy w trybie edycji kartoteki. W tej zakładce jest możliwość przypisania większej ilości dostawców oraz wypożyczających dane narzędzie. Informacje te zostaną później wykorzystane podczas kreowania zapytań ofertowych o zakup i wypożyczenie narzędzia.
W zakładce Foto jest możliwość dołączenia do kartoteki narzędzia dowolnej ilości załączników w postaci zdjęć w formacie JPG, dla których program automatycznie generuje miniaturki. Klikając na miniaturkę zdjęcia wyświetlone zostanie oryginalne zdjęcie.
W zakładce Załączniki jest możliwość przypisania do kartoteki narzędzia dowolnej ilości dokumentów elektronicznych stanowiących załączniki np. dokumenty PDF, Word, Excel itp.
Pola obowiązkowe przy dopisaniu kartoteki to INDEKS i NAZWA. Przy próbie zapisania kartoteki bez zapisanych informacji w polach, operacja zapisana zostaje zablokowana a wokół pól zostaje wyświetlona czerwona ramka oznaczająca wymagalność pola.
Kartoteka sortymentowa zapisywana jest przez potwierdzenie polecenia ZAPISZ.
Aby wycofać się z zapisania wprowadzonych danych wykorzystujemy polecenie ANULUJ.
Modyfikacja kartotek asortymentowych wymaga użycia polecenia EDYCJA. W wyświetlonym formularzu kartoteki wprowadzane są zmiany w wybranych polach. Wprowadzone zmiany należy zapisać przez użycie polecenia ZAPISZ.
W kartotece asortymentowej nie są modyfikowane pola INDEKS, ILOŚĆ, TYP KARTOTEKI, MAGAZYN i WYDZIAŁ.
Podczas edycji kartoteki asortymentowej istnieje możliwość dopisania do kartoteki dostawców oraz wypożyczających. Aby do kartoteki dopisać nowego/kolejnego dostawcę, należy kliknąć na wiersz dopisania z wyświetlonym komunikatem: Kliknij aby dodać nowy wiersz.
Pola wiersza dopisania edytowane są przez kliknięcie. Pozycja skorowidza zostaje dopisana przez użycie kombinacji klawiszy <Shift><Enter>.
Pozycja skorowidza jest aktywna po zaznaczeniu pola wyboru w kolumnie AKTYWNE. Zaznaczenie w polu jest zapisywane i usuwane przez kliknięcie pola wyboru.
Modyfikacja informacji w polach skorowidza wymaga dwukrotnego kliknięcia na wybrane pole. Po wprowadzeniu modyfikacji, zapisanie informacji wymaga użycia kombinacji klawiszy <Shift> <Enter>.
W oknie podglądu kartoteki wyświetlane są w poszczególnych zakładkach informacje o wybranej kartotece oraz dane statystyczne o obrotach narzędzia.
