Archiwizacja i skanowanie dokumentów w narzędziowni oraz dziale utrzymania ruchu ma na celu usprawnienie zarządzania dokumentacją oraz zapewnienie łatwego dostępu do niezbędnych informacji. W tym celu wykorzystujemy zaawansowane narzędzia i technologie.
ELEKTRONICZNA ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW
Pierwszym krokiem jest gromadzenie dokumentów w formie papierowej oraz elektronicznej. Dokumenty są starannie kategoryzowane i oznaczane, aby można było je łatwo zlokalizować w przyszłości. Dzięki temu eliminujemy chaos i nieporządek w dokumentacji.
Następnie przechodzimy do procesu skanowania dokumentów. Wykorzystujemy wysokiej jakości skanery, które pozwalają na dokładne przeniesienie treści dokumentów na formę elektroniczną. Dzięki temu mamy dostęp do dokumentów w każdej chwili, bez konieczności przeszukiwania papierowych stosów.
Kolejnym krokiem jest tworzenie elektronicznych baz danych, w których przechowujemy zeskanowane dokumenty. Te bazy są łatwe do przeglądania i wyszukiwania. Dzięki nim pracownicy działu utrzymania ruchu mogą szybko znaleźć potrzebne informacje, co przyspiesza proces podejmowania decyzji i napraw.
Dodatkowo, stosujemy środki bezpieczeństwa, aby chronić nasze elektroniczne kopie dokumentów przed utratą lub nieautoryzowanym dostępem. Wszystkie dane są regularnie archiwizowane, co zapewnia ich trwałość i niezawodność.
Archiwizacja i skanowanie dokumentów w narzędziowni oraz dziale utrzymania ruchu ma na celu zabezpieczenie ważnych danych
Zabezpieczenie przed potencjalnymi zagrożeniami, takimi jak powódź, pożar, włamanie, awaria sprzętu czy oprogramowania oraz przypadkowe skasowanie przez użytkownika. Proces ten polega na tworzeniu elektronicznych kopii dokumentów papierowych. Co rozszerza definicję zabezpieczenia o możliwość szybkiego dostępu do nich dzięki funkcjom wyszukiwania.
Aby rozpocząć elektroniczną archiwizację dokumentów, pierwszym krokiem jest zbieranie dokumentów, które zostaną zeskanowane. W przypadku posiadania skanera z automatycznym podajnikiem dokumentów, istnieje możliwość skanowania wielu stron jednocześnie. Warto zaznaczyć, że dostępność automatycznego podajnika dokumentów może się różnić w zależności od modelu skanera. Dlatego warto sprawdzić dokładną informację w instrukcji obsługi dostarczonej wraz ze sprzętem.
Gdy już mamy dokumenty gotowe do zeskanowania, konieczne jest skorzystanie z dedykowanego rozwiązania umożliwiającego skanowanie. A także zapis treści dokumentów do pliku, na przykład w formacie PDF. Proces ten umożliwia przeniesienie zawartości dokumentów papierowych do postaci elektronicznej. Co pozwala na ich zachowanie i ochronę przed ewentualnymi stratami wynikającymi z nieoczekiwanych zdarzeń lub błędów użytkownika. Elektroniczna archiwizacja dokumentów daje również możliwość szybkiego odnalezienia konkretnego dokumentu dzięki funkcji wyszukiwania, co ułatwia pracę i zarządzanie dokumentacją.
System zarządzania dokumentami
jest to narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach w procesie archiwizacji. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów skanowanych jak i dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji. Jak również dokumentów napływające z otoczenia także w postaci załączników czy maili.
Archiwizacja i skanowanie dokumentów w narzędziowni oraz dziale utrzymania ruchu stanowią kluczowe elementy systemu zarządzania dokumentami w naszej organizacji. Ten system informatyczny umożliwia efektywne przetwarzanie wszelkich rodzajów dokumentów, które powstają w naszej firmie podczas różnych procesów archiwizacyjnych. Dotyczy to zarówno dokumentów, które są skanowane, jak i wewnętrznych dokumentów dotyczących współpracy między różnymi działami organizacji. Ponadto, system ten umożliwia nam poradzenie sobie z dokumentami napływającymi z otoczenia, takimi jak załączniki do wiadomości e-mail.
W celu skanowania dokumentów korzystamy z narzędzia jakim jest program Microsoft Office Document Imaging.
Dzięki temu narzędziu jesteśmy w stanie skanować wiele stron dokumentów. A nawet korzystać z automatycznego podajnika dokumentów (ADF). Co przyspiesza proces skanowania wielostronicowych dokumentów. Po zeskanowaniu dokumentów, mamy możliwość ich uporządkowania na ekranie w formie plików jedno- lub wielostronicowych. A następnie zapisania ich jako pliki TIFF (Tagged Image File Format) lub MDI (Microsoft Document Imaging Format). Dzięki temu przechodzimy na bardziej cyfrowy sposób przechowywania dokumentów, eliminując potrzebę gromadzenia papierowych kopii i chaosu na biurkach.
Dodatkowo, program Microsoft Office Document Imaging oferuje funkcję optycznego rozpoznawania znaków (OCR) w zeskanowanych dokumentach. To oznacza, że możemy przetwarzać tekst zawarty w tych dokumentach, co daje nam możliwość kopiowania tekstu do innych aplikacji, takich jak program Word czy wiadomości e-mail.
Jeśli korzystamy z dwustronnego skanera z automatycznym podajnikiem dokumentów, możemy skanować zarówno wierzchy, jak i tyły stron. Program Office Document Imaging pozwala na automatyczne sortowanie stron w odpowiedniej kolejności po zakończeniu skanowania. W przypadku ręcznego skanowania stron, mamy również kontrolę nad procesem i możemy monitorować dodawanie kolejnych stron do dokumentu.
Dzięki wykorzystaniu systemu zarządzania dokumentami i narzędzia Microsoft Office Document Imaging, nasza firma osiąga znaczną efektywność w archiwizacji i przetwarzaniu dokumentów, co przekłada się na lepszą organizację pracy oraz redukcję ilości papierowych dokumentów. Jest to ważny krok w kierunku cyfrowego i efektywnego zarządzania dokumentami w naszej organizacji.
OCR – ROZPOZNAWANIE ZNAKÓW I TREŚCI DOKUMENTU
Archiwizacja i skanowanie dokumentów w narzędziowni oraz dziale utrzymania ruchu ma jeden ważny cel – umożliwienie łatwego dostępu do informacji zawartych w tych dokumentach. Metodą, która jest używana podczas tego procesu, jest optyczne rozpoznawanie znaków, znane jako OCR.
Proces archiwizacji i skanowania dokumentów rozpoczyna się od zastosowania technologii OCR. Choć może wydłużać czas skanowania, posiada wiele korzyści. Kiedy zeskanowany dokument zostaje otwarty w programie Microsoft Office Document Imaging, można w nim przeprowadzać wyszukiwanie tekstu, kopiować go do innych dokumentów lub programów, a nawet wysyłać do programu Microsoft Word, bez potrzeby ręcznego rozpoznawania tekstu.
Kolejną zaletą technologii OCR jest możliwość automatycznego nadawania nazw skanowanym plikom. Nazwa ta składa się z dwóch pierwszych słów znajdujących się na stronie dokumentu. Jeśli jednak nie chcemy korzystać z tej funkcji i chcemy wyłączyć technologię OCR podczas skanowania, wystarczy przejść do karty „Przetwarzanie” w oknie dialogowym „Opcje ustawienia wstępnego” i odznaczyć pole „Użyj OCR do rozpoznawania tekstu skanowanego obrazu”.
Dzięki zastosowaniu technologii OCR, proces archiwizacji i skanowania dokumentów staje się bardziej efektywny i umożliwia szybkie odnajdywanie oraz wykorzystywanie zawartych w nich informacji.
