Proces zwrotu narzędzi przez pracownika jest istotnym elementem zarządzania gospodarką narzędziami w przedsiębiorstwie. W celu efektywnego zarządzania tym procesem i zapewnienia ścisłej kontroli nad narzędziami, korzystanie z programu magazynowego, takiego jak TCS.net, jest niezwykle pomocne. Pozwala to na precyzyjne rejestrowanie zwrotów narzędzi, kontrolę stanu magazynowego oraz ułatwienie rozliczeń kosztowych.
Zwroty narzędzi przez pracownika
Zwroty narzędzi przez pracownika są istotne z kilku powodów:
- Zapewnienie dokładnej kontroli nad stanem i dostępnością narzędzi w magazynie
- Zapobieganie zagubieniom i nieuprawnionemu korzystaniu z narzędzi
- Utrzymanie aktualnej ewidencji wykorzystanych narzędzi i ich rozliczenie kosztowe
- Możliwość ponownego przypisania narzędzi do innych pracowników lub zadań
Proces zwrotu narzędzi
Proces zwrotu narzędzi przez pracownika powinien być jasno zdefiniowany i oparty na ustalonych procedurach. Korzystając z programu magazynowego, taki jak TCS.net, można zautomatyzować ten proces i uczynić go bardziej efektywnym. Kluczowe kroki w procesie zwrotu narzędzi to:
- Pracownik składa wniosek o zwrot narzędzi, podając informacje takie jak numer dokumentu wypożyczenia oraz identyfikator narzędzia.
- Weryfikacja dokumentu wypożyczenia w systemie, aby upewnić się, że narzędzie zostało wcześniej wydane pracownikowi.
- Przyjęcie zwrotu narzędzia i sprawdzenie jego stanu oraz kompletności.
- Zaktualizowanie stanu magazynowego, odznaczając narzędzie jako zwrócone.
- Ewentualne rozliczenie kosztowe związane z wykorzystaniem narzędzi.
Korzyści z programu magazynowego
Wykorzystanie programu magazynowego, takiego jak TCS.net, w procesie zwrotu narzędzi przez pracownika przynosi liczne korzyści:
- Automatyzacja procesu zwrotu narzędzi, co skraca czas i eliminuje błędy związane z ręcznymi procedurami
- Łatwe wyszukiwanie informacji dotyczących dokumentów wypożyczenia i historii narzędzi
- Monitoring dostępności narzędzi w magazynie i szybka identyfikacja braków
- Generowanie raportów i zestawień dotyczących wykorzystania narzędzi i rozliczeń kosztowych
- Zapewnienie precyzyjnej kontroli nad narzędziami i minimalizacja strat
Zwracane mogą być wyłącznie narzędzia, które wcześniej zostały wydane za pomocą dokumentu wypożyczenia.
Narzędzia znajdujące się na stanie u pracownika możemy przyjąć do magazynu narzędzi na podstawie dokumentu zwrotu wypełniając specjalny formularz.
Menu główne aplikacji pozwala bezpośrednio wyświetlić formularz zwrotu narzędzia. Z menu w górnej części ekranu należy wybrać w sekcji NARZĘDZIOWNIA pozycję ZWROTY, wyświetlony zostanie rejestr dokumentów zwrotów do magazynu narzędziowni. Dokumenty grupowane są wg numeru dokumentu. Domyślnie w rejestrze wyświetlane są dokumentu z ostatnich 3 miesięcy sortowane malejąco, czyli na górze wyświetlane są ostatnio wystawione dokumenty. Zakres dat można zmienić w prawym górnym rogu ekranu.
Nowy dokument zwrotu narzędzi
Dopisanie dokumentu zwrotu
Dopisanie nowego dokumentu Zwrotu narzędzi (NP) uruchamiane jest przez potwierdzenia polecenia DOPISZ– przycisk. Na ekranie zostaje wyświetlony formularz dopisania dokumentu.
Numer referencyjny dokumentu zostaje nadany automatycznie i jest wyświetlony w pasku zadań.
W polu PRACOWNIK przez przycisk listy rozwijanej wyświetlana jest kartoteka pracowników. Wybór pracownika usprawnia funkcja filtrowania. Po wpisaniu w polu ciągu znaków, które zawiera nazwa pracownika, lista kartotek zostaje zawężona do pozycji spełniających warunek wyszukiwania.
Pola NUMER DOWODU, ODPOWIEDZIALNY i UWAGI nie są obsługiwane przez skorowidze, przeznaczone są do zapisania dodatkowych informacji dotyczących dokumentu.
Pozycja dokumentu NP dopisywana jest przez użycie przycisku NOWA POZYCJA DOKUMENTU. Dane pozycji rejestrowane są w polach okna DOPISANIA POZYCJI DOKUMENTU.
Po wskazaniu osoby dokonującej zwrot narzędzia (narzędzi) program pozwala wybrać z listy narzędzi pozycje znajdujące się na stanie danego pracownika.
Uwaga: program kontroluje jakie narzędzia przypisane są do danego pracownika i blokuje możliwość zwrotu innego narzędzia – np. w imieniu kolegi.
W polu ASORTYMENT zapisywany jest rodzaj narzędzia. Przez użycie przycisku wyświetlona zostaje kartoteka narzędzi przypisana do pracownika. W pozycji dokumentu zostaje zapisana kartoteka zaznaczona na liście (przez kliknięcie).
W polu ILOŚĆ zapisywana jest ilość narzędzi, która ma zostać zwrócona.
Pozycja dopisywana jest przez użycie polecenia DODAJ. Dopisana pozycja zostaje wyświetlona w oknie dopisania pozycji.
Program blokuje dopisanie pozycji z zapisana ilością 0.
Zapisanie pozycji w dokumencie wymaga zamknięcia okna dopisania przez użycie polecenia ZAKOŃCZ – przycisk X. Dopisane pozycje zostają wyświetlone w dokumencie NP. Zapisanie dokumentu wykonywane jest przez użycie polecenia ZAPISZ.
W programie dokument NP może zostać również zapisany ze statusem w buforze. Dokument taki zapisywany jest przez porzucenie zapisu dokumentu NP – przejście do innej pozycji menu, bez potwierdzenia polecenia ZAPISZ oraz rezygnacji, a więc użycia polecenia ANULUJ.
Dla dokumentów w trakcie realizacji w polu NR NP wyświetlany jest numer referencyjny. Właściwy numer dokumentu zostaje zapisany po zatwierdzeniu dokumentu.
Edycja dokumentu zwrotu
Modyfikacje dokumentu zwrotu oraz jego zapisanie wykonywane są w trybie edycji uruchamianym przez użycie polecenia EDYCJA. Edycja jest uruchamiana dla dokumentów ze statusem w buforze. Przed edytowaniem dokumentu należy zaznaczyć dowolną pozycję dokumentu przez kliknięcie.
W trybie edycji można dopisać nowe pozycje oraz usunąć już zapisane. Usunięcie pozycji wymaga jej zaznaczenia.
Pozycja dokumentu usuwana jest przez użycie klawisza <Delete>.
W trybie edycji dokument jest zatwierdzany przez użycie polecenia ZAPISZ. Istnieje także możliwość wycofania się z wprowadzonych zmian do dokumentu poprzez użycie polecenia ANULUJ.
