Kartoteki kontrahentów

Jak kartoteki kontrahentów w TCS.net wspierają zarządzanie relacjami biznesowymi i gospodarką narzędziową?

Kompleksowe ewidencjonowanie dostawców, producentów i serwisów dla pełnej przejrzystości

Kartoteki kontrahentów w systemie Studio CMMS.net to narzędzie niezbędne w każdym przedsiębiorstwie dbającym o przejrzystość relacji biznesowych i sprawną obsługę procesów gospodarki narzędziowej. System umożliwia prowadzenie szczegółowych rejestrów producentów, dostawców, odbiorców oraz serwisów technicznych – wszystkie te dane dostępne są w jednym miejscu, łatwe do wyszukania i aktualizacji. Użytkownik może dopisywać nowych kontrahentów w prostym formularzu, który zbiera komplet informacji niezbędnych do zarządzania zamówieniami, reklamacjami czy kontaktami handlowymi.

Każda kartoteka kontrahenta zawiera dane ewidencyjne, takie jak nazwa skrócona i pełna, NIP, adresy, numer telefonu, e-mail, czy adres strony WWW. System umożliwia także wprowadzanie dedykowanych warunków zamówienia, typu realizacji oraz szczegółowych kontaktów do przedstawicieli, razem ze stanowiskiem, telefonem i e-mailem. To ułatwia codzienną komunikację i minimalizuje ryzyko błędów, a także zapewnia szybki dostęp do historii współpracy oraz dokumentów powiązanych z danym kontrahentem.

Zarządzanie szczegółami współpracy i elektroniczna dokumentacja kontrahentów

Każda kartoteka składa się z kilku zakładek, umożliwiających dokładne zarządzanie kontrahentami. Można przypisać warunki zamówienia, określić czas realizacji, sposób zamówienia czy indywidualne preferencje, co znacząco usprawnia procesy logistyczne i zakupywanie części czy narzędzi. W zakładce kontaktów przechowuje się informacje o osobach kontaktowych – ich dane personalne, telefony, e-maile oraz stanowiska. Dzięki temu nawet w przypadku rotacji pracowników w firmie partnera zawsze wiadomo, z kim należy się kontaktować.

Dodatkowo, system pozwala przypisywać do kartotek kontrahentów różne uwagi, notatki oraz załączniki – mogą to być dokumenty, umowy, specyfikacje zamówieniowe, certyfikaty czy zgody techniczne. Taka organizacja informacji znacząco poprawia zarządzanie współpracą B2B i pozwala na szybkie przygotowanie dokumentacji audytowej czy rozrachunków księgowych. Pełna digitalizacja danych kontrahentów oznacza oszczędność czasu, redukcję papierowej dokumentacji i wyższy poziom bezpieczeństwa danych firmowych.

Dlaczego centralna baza kontrahentów jest fundamentem sprawnego łańcucha dostaw?

Szybka aktualizacja danych i łatwość integracji z procesami magazynowymi

Dzięki centralizowanej kartotece kontrahentów firma zyskuje możliwość błyskawicznego aktualizowania i korekty wszelkich danych kontaktowych, co zapobiega pomyłkom i utracie istotnych informacji. Listy kontrahentów można filtrować, edytować i kategoryzować zgodnie z potrzebami poszczególnych działów – zamówień, księgowości czy serwisu. Użytkownicy mogą bezpośrednio powiązywać kontrahentów z zamówieniami, reklamacjami czy dokumentami serwisowymi.

Zintegrowanie kartotek z gospodarką magazynową przekłada się na sprawniejsze planowanie zakupów, łatwiejsze rozliczanie historii współpracy oraz pełną transparentność łańcucha dostaw. Kartoteki takich podmiotów jak producenci, dostawcy czy serwisy to filar efektywnego zarządzania operacjami w całej narzędziowni – od zaopatrzenia po serwisowanie sprzętu.

Jak cyfrowe kartoteki kontrahentów usprawniają biznes?

W dzisiejszym dynamicznym świecie, skuteczne zarządzanie relacjami z klientami to podstawa sukcesu każdej firmy. Tradycyjne metody często nie nadążają za potrzebami nowoczesnych przedsiębiorstw.

Przede wszystkim, cyfrowe kartoteki kontrahentów znacząco ułatwiają dostęp do danych. Wszystkie informacje o klientach, takie jak dane kontaktowe, historia zamówień czy preferencje, są zgromadzone w jednym miejscu. Dzięki temu pracownicy mogą szybko odnaleźć potrzebne dane, co usprawnia obsługę klienta. Oczywiście, taki szybki dostęp do informacji przekłada się na krótszy czas reakcji na zapytania klientów. W rezultacie, firmy mogą budować silniejsze i trwalsze relacje z kontrahentami.

Dodatkowo, cyfrowe rozwiązania poprawiają bezpieczeństwo przechowywanych informacji. Papierowe kartoteki łatwo zgubić, zniszczyć lub udostępnić niepowołanym osobom. Systemy cyfrowe oferują zaawansowane funkcje zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych i kontrola dostępu. To zapewnia, że poufne informacje o klientach są bezpieczne. Co więcej, regularne kopie zapasowe minimalizują ryzyko utraty danych. W ten sposób, firmy chronią się przed potencjalnymi problemami i przestojami.

Wreszcie, cyfrowe kartoteki kontrahentów wspierają efektywne działania marketingowe i sprzedażowe. Analizując zgromadzone dane, firmy mogą lepiej zrozumieć potrzeby i preferencje swoich klientów. To pozwala na tworzenie spersonalizowanych ofert i kampanii marketingowych. Ponadto, systemy te często umożliwiają segmentację klientów, co jest kluczowe dla skutecznych strategii. Dzięki temu, przedsiębiorstwa mogą zwiększyć swoją sprzedaż i poprawić rentowność. Czy Twoja firma jest gotowa na cyfrowe kartoteki kontrahentów?

Po uruchomieniu pozycji w menu KARTOTEKI / KONTRAHENCI w oknie pulpitu nawigacyjnego zostają wyświetlone pozycje menu:

• dostawcy,
• producenci,
• serwis.

Układ i dostępne pola w kartotekach poszczególnych typów kontrahentów są takie same. W kartotekach dostępne są funkcje: dopisz, edycja, załączniki i uwagi.

Dopisanie

Funkcja dopisania uruchamiana jest przez użycie polecenia DOPISZ.

Formularz dopisania składa się z sześciu zakładek:

• Dane ewidencyjne
• Warunki zamówienia
• Kontakty
• Cechy
• Notatki
• Załączniki

W zakładce DANE EWIDENCYJNE uzupełniamy:

• Typ kartoteki – opcja uzupełniana automatycznie i zablokowana przed zmianą. W zależności, od tego czy jaką kartotekę dopisujemy( dostawcy, producenta lub serwisu) pole uzupełni się automatycznie odpowiednio dla wybranej kartoteki.
• Nazwa skrócona –  skrót pełnej nazwy kontrahenta
• Nazwa pełna
• NIP – dziesięciocyfrowy numer identyfikacji podatkowej
• Ulica – adres siedziby kontrahenta
• Kod i Miejscowość – kod pocztowy i nazwa miejscowości, w której znajduje się siedziba kontrahenta
• Kraj – nazwę kraju, w którym znajduje się siedziba kontrahenta. Wybieramy z listy rozwijanej
• Kontakt podstawowy
• Telefon – nr telefonu stacjonarnego kontrahenta poprzedzony numerem kierunkowym kraju oraz numerem kierunkowym miasta lub regionu
• Telefon komórkowy –  nr telefonu komórkowego kontrahenta poprzedzony numerem kierunkowym kraju
• Faks
• E-mail – kontaktowy adres  e-mail kontrahenta
• WWW – adres strony internetowej kontrahenta

W zakładce WARUNKI ZAMÓWIENIA uzupełniamy:

• Czas realizacji [dni] – czas realizacji zlecenie przez kontrahenta
• Forma zamówienia(z)

Nowek kontakty w zakładce KONTAKTY dopisywane są przez wiersz dopisania.

Pola kontaktów:

• Imię i nazwisko/Opis – podstawowe dane osoby będącej przedstawicielem kontrahenta
• E-mail – adres e-mail przedstawicielem kontrahenta
• Stanowisko – stanowisko przedstawicielem kontrahenta
• Telefon – nr telefonu stacjonarnego przedstawiciela kontrahenta poprzedzony numerem kierunkowym kraju oraz numerem kierunkowym miasta lub regionu
• Telefon komórkowy – nr telefonu komórkowego przedstawiciela kontrahenta poprzedzony numerem kierunkowym kraju.

Edycja

Modyfikacja kartoteki pracownika wymaga użycia polecenia EDYCJA. W wyświetlonym formularzu kartoteki wprowadzane są zmiany w wybranych polach. Wprowadzone zmiany należy zapisać przez użycie polecenia ZAPISZ.

Program TCS.net rewolucjonizuje zarządzanie sortami odzieżowymi w firmach

Nowoczesne przedsiębiorstwa potrzebują skutecznych narzędzi do zarządzania odzieżą roboczą swoich pracowników. Program TCS.net oferuje kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia pełną kontrolę nad sortami odzieżowymi w każdej organizacji. Dzięki zaawansowanym funkcjonalnościom system wspiera firmy w zapewnieniu bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto oprogramowanie pozwala na optymalizację kosztów związanych z zakupem i konserwacją odzieży ochronnej.

System sorty odzieżowe program TCS.net umożliwia dokładną ewidencję wszystkich elementów garderoby roboczej. Oprogramowanie pozwala na śledzenie stanu technicznego odzieży oraz planowanie wymian i konserwacji. Dodatkowo program wspiera kody kreskowe, co znacznie ułatwia obsługę sortów przekazywanych do pralni. Funkcjonalność ta zwiększa efektywność procesów związanych z utrzymaniem czystości odzieży roboczej.