Narzędzia znajdujące się w narzędziowni możemy wydawać kontrahentom za pomocą formularza (dokumentu) wypożyczeń. Po założeniu kartotek narzędzi oraz wprowadzeniu ich na stan magazynu narzędziowni można przystąpić do normalnej eksploatacji systemu w zakresie rejestracji dokumentów wypożyczeń (wydań dla pracowników lub kontrahentów) i zwrotów (przyjęć od pracowników lub kontrahentów).
Czy zarządzasz wypożyczeniami od dostawców efektywnie?
Wypożyczenia od dostawców to często niedoceniany element zarządzania produkcją, który jednak ma ogromny wpływ na płynność operacji. Prawidłowe zarządzanie nimi minimalizuje koszty i zwiększa efektywność.
Skuteczne zarządzanie wypożyczeniami narzędzi i sprzętu od dostawców to podstawa sprawnego działania firmy. Precyzyjne ewidencjonowanie każdego wypożyczenia pozwala uniknąć nieporozumień i ukrytych kosztów. Systematyczna kontrola terminów zwrotu zapobiega naliczaniu dodatkowych opłat za przedłużone użytkowanie. Dzięki temu zawsze wiesz, co masz w firmie i kiedy musisz to oddać. W ten sposób optymalizujesz wydatki i unikasz nieprzewidzianych sytuacji.
Usprawnienie procesu wypożyczeń wpływa bezpośrednio na ciągłość produkcji. Kiedy masz pewność, że potrzebne narzędzia będą dostępne na czas, unikasz przestojów. Centralizacja informacji o wypożyczeniach ułatwia planowanie i koordynację działań między działami. Każdy pracownik ma dostęp do aktualnych danych, co eliminuje pomyłki. To z kolei przekłada się na większą wydajność i terminową realizację zleceń, co jest kluczowe dla zadowolenia klientów.
Wdrożenie odpowiedniego systemu do zarządzania wypożyczeniami od dostawców przynosi wymierne korzyści. Zyskujesz pełną transparentność w obiegu narzędzi i sprzętu, co ułatwia audyty i rozliczenia. Ponadto, system pomaga w optymalizacji kosztów, ponieważ masz kontrolę nad każdym wypożyczeniem. W ten sposób ograniczasz straty i zwiększasz rentowność przedsiębiorstwa. Zainwestuj w rozwiązania, które zapewnią Ci pełną kontrolę i spokój ducha w zarządzaniu zasobami.
Z menu w górnej części ekranu należy wybrać w sekcji NARZĘDZIOWNIA pozycję WYPOŻYCZENIA
W pulpicie nawigacyjnym należy wybrać menu DOKUMENTY WYPOŻYCZEŃ – wyświetlony zostanie rejestr dokumentów wypożyczeń. Dokumenty grupowane są wg numeru dokumentu.
W celu wypożyczenia narzędzi od dostawcy, należy postępować zgodnie z następującymi krokami:
- Rozpocznij proces dodawania nowego dokumentu Wypożyczenia (NPD) poprzez potwierdzenie polecenia „DOPISZ” lub wybór odpowiedniego menu z pulpitu nawigacyjnego, czyli „NOWE WYPOŻYCZENIE”.
- Po wykonaniu powyższych kroków, na ekranie zostanie wyświetlony formularz, który umożliwi dodanie nowego dokumentu Wypożyczenia.
- Wypełnij pole „WYPOŻYCZALNIA” poprzez wybór odpowiedniej opcji z listy rozwijanej. Ta lista zawiera kartotekę wypożyczalni, co ułatwia wybór właściwej lokalizacji.
- Aby jeszcze bardziej ułatwić proces wyszukiwania, możesz skorzystać z funkcji filtrowania. Wprowadź ciąg znaków zawierający nazwę kontrahenta w polu odpowiedniego pola. W wyniku tego działania lista kartotek zostanie zawężona do pozycji, które spełniają warunek wyszukiwania.
- Pola takie jak „NUMER DOWODU”, „ODPOWIEDZIALNY” i „UWAGI” nie są obsługiwane przez skorowidze, ale służą do zapisania dodatkowych informacji dotyczących dokumentu.
Dzięki tym krokom, możesz sprawnie dokonać wypożyczenia narzędzi od dostawcy, korzystając z przejrzystego i intuicyjnego formularza.
Dopisanie nowego dokumentu Wypożyczenia (NPD)
Uruchamianie nowego wypożyczenia
System uruchamiasz przez potwierdzenie polecenia DOPISZ. Alternatywnie wybierasz menu z pulpitu nawigacyjnego NOWE WYPOŻYCZENIE. Następnie na ekranie wyświetla się formularz dopisania dokumentu.
Wybór wypożyczalni i uzupełnienie danych podstawowych
W polu WYPOŻYCZALNIA klikasz przycisk listy rozwijanej i wyświetlasz kartotekę wypożyczalni. Funkcja filtrowania usprawnia wybór wypożyczalni. Po wpisaniu ciągu znaków z nazwy kontrahenta lista automatycznie zawęża się do pozycji spełniających warunek. Pola NUMER DOWODU, ODPOWIEDZIALNY i UWAGI służą do zapisania dodatkowych informacji. Ponadto pola te nie obsługują skorowidzów.
Dodawanie pozycji dokumentu NPD
Pozycję dokumentu NPD dopisujesz przez naciśnięcie przycisku NOWA POZYCJA DOKUMENTU. System rejestruje dane pozycji w polach okna DOPISANIA POZYCJI DOKUMENTU. W polu TYP wybierasz typ wypożyczanego narzędzia. Następnie w polu ASORTYMENT zapisujesz rodzaj narzędzia. Przycisk wyświetla kartotekę narzędzi odfiltrowaną według wcześniej wybranego typu. W pozycji dokumentu zapisuje się kartoteka zaznaczona na liście.
Szczegóły wypożyczenia
W polu LOKALIZACJA wskazujesz miejsce przechowywania wypożyczanego narzędzia. W polu NUMER SERYJNY podajesz numer seryjny urządzenia. Następnie w polu ILOŚĆ zapisujesz liczbę wypożyczanych narzędzi. W polu TERMIN ZWROTU wybierasz z kalendarza datę planowanego zwrotu urządzenia.
Zapis dokumentu i numeracja
Program zapisuje dokument NPD ze statusem w buforze przez porzucenie zapisu. Dzieje się to po przejściu do innej pozycji menu bez potwierdzenia ZAPISZ lub użycia ANULUJ. Dla dokumentów w realizacji system wyświetla numer referencyjny w polu NR NPD. Właściwy numer dokumentu zapisuje się dopiero po zatwierdzeniu całego dokumentu.
Podsumowanie
Realizacja wypożyczeń narzędzi od dostawcy jest kluczowym procesem w zakładach przemysłowych. Aby to osiągnąć, należy skoncentrować się na kilku istotnych krokach.
Po pierwsze, należy nawiązać kontakt z dostawcą narzędzi. To początkowy etap, który umożliwia określenie dostępności niezbędnych narzędzi. Warto dokładnie omówić, jakie narzędzia są potrzebne i na jak długi okres czasu.
Następnie, po uzgodnieniach z dostawcą, można przejść do formalizacji umowy. Warto dokładnie określić warunki wypożyczenia, takie jak okres wypożyczenia, koszty oraz ewentualne zabezpieczenia.
Kiedy umowa jest już podpisana, można przejść do etapu przygotowania narzędzi do wypożyczenia. Tutaj ważne jest zapewnienie, że narzędzia są w odpowiednim stanie technicznym i gotowe do użycia.
Następnie następuje moment dostarczenia narzędzi do zakładu przemysłowego. Warto zorganizować odpowiednią logistykę, aby narzędzia dotarły na miejsce w ustalonym terminie.
Po zakończeniu okresu wypożyczenia, narzędzia muszą być zwrócone do dostawcy. Tutaj istotne jest sprawdzenie stanu narzędzi i ewentualne ich czyszczenie lub naprawa, jeśli to konieczne.
