Program CMMS.net pozwala rejestrować szereg danych o charakterze dokumentów, zapisy i obsługa realizowane są z wykorzystaniem specjalnych transakcji które pozwalają na zapis informacji o zdarzeniach.
W programie rejestrowane są dokumenty:
- Zgłoszenia awarii – typ dokumentu ZAW.
- Zlecenia naprawy – typ dokumentu ZNA.
- Zlecenia przeglądu – typ dokumentu ZPR.
- Zlecenia remontu – typ dokumentu ZRE.
Dokument zlecenia naprawy może zostać zapisany bezpośrednio lub w powiązaniu ze zgłoszeniem naprawy – zlecenie jest generowane na podstawie zgłoszenia.
Menu DOKUMENTY zawiera pozycje:
Po wybraniu rodzaju dokumentów zostaje wyświetlone okno z menu szczegółowym:
Pozycje menu lewego panelu:
- otwierają formularz dopisania nowego dokumentu (Nowe zlecenie naprawy, Nowe zgłoszenie awarii, Nowe zlecenie przeglądu, Nowe zlecenie remontu).
- Wyświetlają rejestr dokumentów w buforze (Zgłoszenia awarii BUFOR, Zlecenia naprawy BUFOR, Zlecenia przeglądu BUFOR, Zlecenia remontu BUFOR).
- Wyświetlają rejestr dokumentów zatwierdzonych (Zgłoszenia awarii, Zlecenia naprawy, Zlecenia przeglądu, Zlecenia remontu)
Pozycje menu prawego panelu wyświetlają zestawienie dokumentów wg statusu.
Stan i status dokumentów
Dokumenty oznaczone są statusami określającymi stan zapisania oraz etap realizacji.
Dla dokumentów przewidziany jest stan zapisania:
- W buforze
- Zatwierdzony
- Usunięty
- Anulowany
Statusy realizacji zgłoszenia awarii:
- Nowe
- Przyjęte
- Zlecenie naprawy
- W realizacji
- Zrealizowane
- Anulowane
Statusy realizacji zleceń naprawy, przeglądu, remontu:
- Nowe
- Przyjęte
- W realizacji
- Zrealizowane
- Anulowane
Nowy dokument jest zapisywany ze statusem „Nowe”. Status dokumentu jest zmieniany przez polecenie STATUS.
Szczególne warunki zmiany statusów dotyczą powiązanych zleceń naprawy i zgłoszeń awarii (zlecenie jest generowane na podstawie zgłoszenia).
Numeracja dokumentów
Dokumenty są oznaczane podwójnymi numerami:
- Numerem referencyjnym.
- Kolejnym numerem dokumentu.
Numer referencyjny nadawany jest w formacie: ABBB-CCDDEE-FFF, gdzie:
- A – ostatnia cyfra roku,
- BBB – dzień w roku,
- CC – godzina,
- DD – minuta,
- EE – sekunda,
- FFF – milisekunda.
Numer zapisany zostaje w momencie dopisania dokumentu.
Numer dokumentu zawiera symbol określający dokument i ma format RRRR-MM-999999XXX, gdzie:
- RRRR – rok,
- MM – miesiąc,
- 999999 – numer kolejny
- XXX – typ dokumentu
Numer kolejny nadawany jest na podstawie numeru zapisanego w tabeli numeracji, gdzie zapisywany jest ostatni nadany numer zatwierdzonego dokumentu.