Funkcja CECHY umożliwia wprowadzenie do wybranej kartoteki dodatkowych informacji. Kategorie cech dla poszczególnych kartotek/dokumentów definiuje administrator systemu, operator natomiast ma możliwość uzupełnienia informacji w poszczególnych polach.
Funkcja CECHY w systemie zarządzania dokumentacją
W systemach zarządzania dokumentacją, takich jak TCS.net opracowany przez firmę SoftwareStudio, istnieje funkcja CECHY, która umożliwia wprowadzanie dodatkowych informacji do wybranej kartoteki lub dokumentu. Ta funkcjonalność jest szczególnie przydatna, gdy istnieje potrzeba uzupełnienia istniejących pól o dodatkowe dane specyficzne dla danej sytuacji lub potrzeby użytkownika.
Na przedstawionym zrzucie ekranu widzimy interfejs użytkownika programu Studio TCS.net dla narzędziowni, skupiający się na funkcji „Cechy”. Ta funkcjonalność umożliwia użytkownikowi definiowanie oraz edytowanie specyficznych atrybutów i cech dla poszczególnych narzędzi lub maszyn przechowywanych w narzędziowni. Oto kluczowe elementy tej funkcji:
- Przyciski Operacyjne. „Zapisz” i „Anuluj” pozwalają odpowiednio na zatwierdzenie wprowadzonych zmian lub anulowanie operacji bez zapisywania zmian.
- Kategorie Cech. Wydzielone są trzy główne kategorie dla szczegółów technicznych: „Charakterystyka”, „Parametry Techn.”, oraz „Gwarancja”, pozwalające na kompleksowe opisanie narzędzia.
- Pola Wprowadzania Danych. Dostępne są różne pola tekstowe umożliwiające wprowadzenie danych takich jak model, typ, napęd (elektryczny, LPG, Diesel), maszt (standard, duplex, triplex), a także przynależność narzędzia do określonego działu i informacje o innych zasobach.
- Zakładki Informacyjne. Oprócz zakładki „Cechy”, dostępne są również zakładki dla zdjęć, plików, notatek i opisu, co pozwala na załączanie dodatkowych informacji i dokumentacji związanej z narzędziem.
- Zamknięcie Formularza. Przycisk „Zamknij” w prawym górnym rogu ekranu pozwala na szybkie opuszczenie ekranu cech bez zakłócania bieżącej pracy.
Funkcja „Cechy” w oprogramowaniu Studio TCS.net umożliwia szczegółowe zarządzanie informacjami o narzędziach, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania zasobami narzędziowymi, planowania konserwacji, przypisywania narzędzi do konkretnych zadań lub pracowników, oraz dla utrzymania kontroli nad gwarancjami i przeglądami technicznymi.
Definiowanie kategorii cech
Proces definiowania kategorii cech jest odpowiedzialnością administratora systemu. Administrator ma możliwość dostosowania struktury i rodzaju cech do specyfiki organizacji lub rodzaju dokumentów, które są przechowywane w systemie. Na przykład, jeśli system jest wykorzystywany w firmie budowlanej, administrator może zdefiniować kategorie cech dotyczące projektu, materiałów, terminów itp.
Uzupełnianie informacji przez operatora
Operator, czyli użytkownik systemu, ma możliwość uzupełnienia informacji w poszczególnych polach zgodnie z zdefiniowanymi kategoriami cech. Na przykład, jeśli użytkownik tworzy nową kartotekę magazynową, może wprowadzić dodatkowe dane, takie jak dostawca, data zakupu, miejsce przechowywania itp. Dzięki temu można szczegółowo opisać i zidentyfikować dany dokument lub kartotekę.
Znaczenie funkcji CECHY
Funkcja CECHY ma kluczowe znaczenie w systemach zarządzania dokumentacją, ponieważ umożliwia personalizację i rozszerzenie informacji o przechowywanych dokumentach. Dzięki tej funkcji można lepiej dostosować system do specyficznych potrzeb i procesów organizacji. Umożliwia to lepszą identyfikację dokumentów, łatwiejsze wyszukiwanie i sortowanie oraz bardziej szczegółowe raportowanie.
Po uzupełnieniu cech należy je zapisać korzystając z przycisku ZAPISZ. Polecenie ANULUJ to możliwość wycofania się z wprowadzonych zmian.
